Kvitton i företaget: så ser ett giltigt underlag ut och så skickar du det digitalt

Vad är en verifikation?

En verifikation är beviset för en affärshändelse. Det kan vara ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller en Z-rapport från kassan. Bokföringslagen säger att varje affärshändelse ska ha en verifikation.

Enligt bokföringslagen ska verifikationen visa:

• när den sammanställdes
• när affärshändelsen inträffade
• vad affärshändelsen gäller
• vilket belopp det gäller
• vem motparten är (till exempel butiken du handlade i)

Verifikationen ska också ha ett nummer eller en annan märkning så att den kan kopplas till bokföringen. Det numret sätter oftast bokföringsprogrammet.

Vad ska stå på kvittot för att du ska få dra av momsen?

Skatteverket kräver normalt en faktura eller ett kvitto där momsen är specificerad. Det räcker alltså inte med ett kortkvitto som bara visar summan.

Om totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms får säljaren lämna en förenklad faktura. Ett vanligt butikskvitto är oftast en förenklad faktura. Den ska innehålla:

• datum när den utfärdades
• säljarens momsregistreringsnummer eller organisationsnummer
• vad som har sålts
• momsen, eller uppgifter så att momsen kan räknas fram

Är beloppet över 4 000 kronor behövs i regel en fullständig faktura. Den ska bland annat ha ett löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, namn och adress för både säljare och köpare, datum för leveransen, pris utan moms och momsbelopp per momssats.

Tips: Handlar du för mer än 4 000 kronor – be säljaren skriva ditt företagsnamn och adress på kvittot eller fakturan.

Vanliga fel på kvitton

• Kortterminalens slip i stället för kvittot. Slippen visar att du betalat, men inte vad du köpt eller momsen.
• Kvittot är blekt. Kvitton på värmepapper bleknar. Fota dem direkt.
• Privat och företag på samma kvitto. Dela upp köpen i kassan om du kan. Annars: markera vad som gäller företaget.
• Utländska kvitton. Svensk moms kan inte dras av på utländsk moms i momsdeklarationen. Kontrollera med din byrå hur kvittot ska hanteras.
• Kvitto utan förklaring. Skriv kort vad köpet gällde om det inte syns, till exempel "material till kund X" eller "fika kundmöte, 3 personer".

Hur länge ska du spara kvitton?

Bokföringsmaterial ska sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det betyder i praktiken drygt sju år.

Får jag slänga papperskvittot?

Ja, sedan den 1 juli 2024 får du förstöra pappersunderlaget när det har överförts till digital form. Villkoret är att överföringen inte innebär risk att informationen ändras eller försvinner. I praktiken betyder det:

• bilden eller skanningen ska vara tydlig och gå att läsa
• hela kvittot ska synas, inte bara summan
• filen ska sparas säkert, till exempel i bokföringsprogrammet, i minst sju år

Är du osäker – spara papperet tills din byrå har bekräftat att bilden är godkänd.

Så skickar du kvitton digitalt

Det finns tre enkla sätt:

1. Fota med en app. Många bokföringsprogram har en app där du fotar kvittot och det hamnar direkt hos byrån. Hos oss används Briox-appen för mindre bolag och Fortnox för större bolag.
2. Skicka med e-post. Fota kvittot eller vidarebefordra det digitala kvittot till en särskild e-postadress för underlag.
3. Ladda ner digitala kvitton. Fakturor från leverantörer, el, telefon och webbköp kommer ofta som PDF. Skicka PDF:en som den är – skriv inte ut den.

Tips för en bra bild

• Lägg kvittot på en mörk, plan yta.
• Ta bilden rakt ovanifrån i bra ljus.
• Se till att datum, belopp, moms och säljarens namn syns.
• En bild per kvitto. Långa kvitton kan fotas i två delar.

Rutin som håller

• Fota kvittot samma dag som du handlar.
• Samla månadens underlag och se till att allt är skickat senast den 5:e i månaden efter.
• Bankutdrag eller bankkoppling visar betalningarna, men ersätter inte kvittot.
• Har du kassa? Skicka Z-rapporten för varje dag, och rapporter från kortterminal och Swish.

Vanliga frågor