Privata utlägg för företaget: så gör du rätt i EF, HB och AB

Vad är ett utlägg?

Ett utlägg är när någon betalar en kostnad för företaget med egna pengar. Det kan vara du som ägare eller en anställd. Köpet tillhör företaget, men pengarna kom från en privat plånbok.

Observera att ordet "utlägg" har en annan betydelse i momslagen. Där betyder det när du betalar något åt din kund och sedan tar tillbaka exakt samma belopp. Det handlar den här artikeln inte om. Den handlar om privata pengar som används för företagets köp.

Kvittot är lika viktigt som vanligt

Ett utlägg kräver samma underlag som ett vanligt köp. Kvittot ska visa datum, vad som köpts, belopp och moms. Om beloppet är över 4 000 kronor inklusive moms behövs i regel en fullständig faktura med företagets namn och adress. Be därför säljaren skriva företagets namn på kvittot när du handlar större saker.

Skriv också på kvittot, eller i appen:

• vem som betalade
• vad köpet gällde
• om det ska ersättas eller inte

Enskild firma: utlägget blir en egen insättning

I en enskild firma är du och företaget samma person rent juridiskt. Du kan inte ha en skuld till dig själv på samma sätt som i ett aktiebolag. Därför bokförs ett privat utlägg i regel som en egen insättning.

Exempel på bokföring (BAS-konton):

• Kostnadskonto, till exempel 5410 Förbrukningsinventarier – debet, belopp utan moms
• 2640 Ingående moms – debet, momsen
• 2018 Övriga egna insättningar – kredit, hela beloppet

Vill du ta tillbaka pengarna från företagskontot bokförs det som ett eget uttag. Det påverkar inte resultatet.

Handelsbolag: insättning på delägarens kapitalkonto

I ett handelsbolag fungerar det i stort som i enskild firma. Utlägget bokförs som en insättning på den delägares eget kapitalkonto som betalade. Har ni flera delägare är det viktigt att det syns vem som har lagt ut. Annars blir fördelningen fel i bokslutet.

Aktiebolag: bolaget får en skuld till dig

Ett aktiebolag är en egen juridisk person. När du som ägare betalar för bolaget har bolaget en skuld till dig. Den skulden kan bolaget betala tillbaka skattefritt, eftersom det bara är dina egna pengar som kommer tillbaka.

Exempel på bokföring (BAS-konton):

• Kostnadskonto – debet, belopp utan moms
• 2640 Ingående moms – debet, momsen
• 2893 Skulder till närstående personer, eller 2890 Övriga kortfristiga skulder – kredit, hela beloppet

När bolaget betalar tillbaka:

• 2893 (eller 2890) – debet
• 1930 Företagskonto – kredit

Kontrollera vilket skuldkonto din byrå använder, så att samma konto används hela året.

Tänk på: återbetala utlägg med en tydlig överföring och en text, till exempel "Utlägg 12 sep, material". Det gör det lätt att stämma av.

Anställdas utlägg

När en anställd betalar något åt företaget ska den anställda få pengarna tillbaka mot kvitto. Ersättningen ska motsvara exakt det som betalats. Det är då inte lön, eftersom det bara är en återbetalning av företagets kostnad.

Bra rutin:

1. Den anställda fotar kvittot och skickar det samma dag.
2. Ni noterar vad köpet gällde.
3. Utlägget betalas tillbaka, gärna tillsammans med lönen men på en egen rad.

Bilersättning, traktamente och liknande ersättningar har egna regler och skattefria belopp. De ingår inte i den här guiden. Kontrollera reglerna hos Skatteverket eller fråga din byrå.

Vanliga fel

• Kvittot saknas. Utan kvitto kan bolaget inte dra av momsen, och kostnaden blir svår att visa.
• Privata köp blandas in. Ett utlägg ska bara gälla företagets kostnader. Privata köp ska inte bokföras i företaget.
• Utlägget betalas tillbaka två gånger. Det händer när samma kvitto skickas både med e-post och i appen. Skicka varje kvitto en gång.
• Ingen notering om vem som betalade. I HB och AB med flera ägare blir det oklart vem som ska få tillbaka pengarna.

Vanliga frågor